·您当前所在的位置:

主动作为 力保档案管理安全性、便捷性、高效性

发布时间:2022-01-26 | 来源:业务管理部 | 阅读:

报告管理作为集团检验检测业务开展不可或缺的一个重要环节,如何做好此项工作显得尤为重要。2021年集团总部原始记录归档总计约11.9万份,同比2020年增长了25.8%,在数量上有了新的突破。截止目前档案库存档超过55万份。在面对原始记录数量飞速增长,工作量剧增时,如何保质保量地完成归档及借阅工作就成了关键。业务管理部从细微处落实落细,全面提升了数据保管的安全性、查阅资料的便捷性和材料调取的高效性。

一是优化归档方式,确保安全性。合理调整档案盒存放安排,研究并优化原始记录归档上架方式方法,随时掌握报告编号数量进度,让新编制的原始记录能够及时入盒上架归档,最终达到归档工作周清甚至能一定程度上日清的效果,避免因归档不及时可能导致的材料遗失等情况。二是合理归纳,提升调阅便捷性。对异形超厚带附件的报告进行合理归纳,对超出档案盒容量的报告进行另分配,使此类报告在后期仍易于查找和调阅。三是调整工作流程,提高效率。对档案盒制作流程、轻工检测部的原始记录按编号清单归档等不便于高效工作和准确度的方式进行调整,避免了重复劳动,提高了工作效率。

2022年,业务管理部将继续落实落细,根据各检测部(所)原始记录情况合理安排档案盒存放位置,并根据原始记录薄厚特点重新订制每个档案盒的编号间隔范围,确保每个档案盒有效利用率,及时做好档案归档工作,为检测部(所)提供更高效、快捷、准确的数据支撑服务。